根据各级国家档案馆收集档案范围的规定,结合本地实际,我馆主要收集和保管本市(县)副处级以上党政机关、群团、各镇区和事业单位需要永久、长期保管的档案,以及转制、撤销、注销的市(县)属企业事业单位档案,明清档案、民国档案及革命历史档案,征集和保管其它具有重要保存价值的反映中山历史的档案。
    我馆自1958年10月建馆以来,截止到2009年9月止,馆藏全宗196个,档案8万多卷,12万5千多件,排架长度约1300米,其中照片17000多张,图书资料12000册,排架长度共107米,档案资料时间跨度为明清时期至2008年。其中文书档案56000多卷、76000件,专门档案有23种,包括工商登记、婚姻登记、人口普查、地名普查、工业普查、基本单位普查、经济普查、重大活动、农业税、九运会、勘界、审计、环保、公证、四清、基建、会计、科技、实物、设备、已故人员、中山籍名人、名优产品等档案共24000卷、44000件,光盘及磁带共1600多张(盒),缩微胶片卷片672968幅,实物档案1674件,编制有全引目录及专题目录2000多册,机读目录98万条,卡片式索引14121张。
    按馆藏档案载体的不同,对其内容分别介绍如下:
    一、纸质档案
    1、明清时期档案。2003年从中国第一历史档案馆复制,有缩微胶片5盘,整理形成纸质档案共856件,其中明代4件,清代852件,起止时间由明天启三年十二月(1624)至清朝宣统三年(1911),主要是明清时期香山地方上报朝庭的奏章及朝庭朱批等档案,内容涉及政务、军务、政法、外事、宗教、财贸、农务、文教等各个方面,是研究香山明末与清朝时期历史变迁及社会发展的重要材料。该档案已经系统整理,并于2006年与第一历史档案馆联合编辑出版了《香山明清档案辑录》。
    2、民国时期档案。共2批4740、4000件,第一批为市公安局于1984年移交进馆的民国时期中山县党政军警机关形成的档案,该批档案进馆后由我馆组织人员在原基础上进行了全面整理,形成档案共4740卷,排架长度161.34米,档案形成时间为清咸丰年间至1949年,编制有全引目录175本,专题目录17本。该批档案对研究民国时期中山(香山)政治、经济、军事、外事、教育、文化等各方面历史和社会生活均有较高的参考价值。第二批档案共4000件。我馆于2007年从中国第二历史档案馆复制了26盘缩微档案,经整理形成4000件纸质档案。
    3、革命历史档案。该档案共7卷,时间跨度是1926年至1949年,内容主要是反映中山抗日义勇队、珠江纵队一支队等革命组织有关敌情调查、武装斗争、出版革命报纸、进行革命宣传等活动的材料,是反映革命战争时期中山人民团结一致、英勇抗敌、寻求解放而进行不折不挠革命斗争的珍贵资料。
    4、建国后档案。有市(县)副处级以上党政机关、群团、事业单位形成的档案,以及市(县)设置的临时机构、转制、注销撤销企事业单位的档案和各种专题工作形成的专门档案。档案共计75596卷,另有120183件。该档案是我馆馆藏档案的主体,它全面系统地记载了我市解放后进行社会主义革命和社会主义建设的全过程,主要有中山解放后设立各项机构、进行社会主义改造的文件和社会主义建设中有关经济、政治、文化等各个方面的档案资料。是我市各部门进行工作查考、总结经验、吸取教训、指导工作、编史修志的重要依据,是我市一笔宝贵的精神财富。
    二、声像档案
    声像档案主要有党和国家及省市地方领导人、外国嘉宾、华侨、港澳台侨胞、知名人士参观视察中山,我市开展重要政务、外事活动、与外省市的友好往来,召开党代会、人代会、政协会议及其他重要会议,我市经济建设、社会各方面发展状况等活动的照片、录音、录像带、光盘、磁盘;建国前孙中山等革命先辈活动的照片。
    三、实物档案
    实物档案主要是各级领导人、知名人士在中山市(县)活动时形成的题词墨宝、中山市(县)获得省级以上单位颁发的荣誉证书、奖牌、奖旗,以及中山市(县)对内、外友好交往中接收的纪念品、赠品等。
    四、馆藏资料
    截止2009年10月,本馆藏有资料11987册,起止时间为1912-2009年。资料排列按照《中国图书馆分类法》进行分类排架。资料收集主要通过购置、定期订阅、接收捐赠、交流互赠等途径积累而成,是对档案内容的有益补充。资料的主要内容有:马克思、列宁、毛泽东著作及其他政治理论书籍;反映抗美援朝及三反、五反、土改、私改、合作化、公社化、文革等历次政治运动的文件汇编、书刊;有关全国、全省党代会、人代会、人民政治协商会议及其他重要会议的文件资料汇编、选编、领导讲话;国家、广东省及中山市有关政策、法令汇编及工作手册;有关孙中山先生史料,如民国时期出版的孙中山先生论著及研究孙中山家世渊源的《国父家世源流序》,孙中山先生的铁路规划图;有记载着本地历史地理、风土人情、社会各行业、各领域历史发展状况的地方志、行业志、专刊,有家谱、族谱及各种报刊、地图等,这些是资料有公开出版物、也有行业内部印刷品,其中以嘉靖至光绪年间历朝编纂的《香山县志》最为珍贵。